北京外国语大学综合档案归档流程

一、   归档材料

1.  纸质档案：纸质文件；

2.  实物档案：题词题字画册、奖杯奖状锦旗牌匾、证章纪念物等；

3.  电子文件档案：由计算机生成且无法转化为纸质材料的文件；

4.  声像档案：照片（纸质、电子）、音频、视频；

5.  专项工作硬盘、纪念类光盘等。

二、   整理材料

（一）  纸质档案

1.   按照保管期限分类，依照材料自然形成规律排序组卷，尽量以一个主题、活动、项目等为一卷，一卷不超过200页（100张）。

2.   材料应符合以下六项要求：

（1）    工作未结项或未完成的材料待完成后再归档。

（2）    材料需完整，如请示要有批复、正文提到的附件要齐全。

（3）    材料必须是原件。

（4）    有落款的材料，盖章和签字要齐全。

（5）    不要重复文件和废纸打印的文件。

（6）    文件中手写的文字必须使用黑色或蓝黑色钢笔或签字笔。

3.   用铅笔编写页码，正面右上角，背面左上角（空白页不编，独立成册有页码的不编）。

4.   填写并打印移交清单（请联系档案馆获取移交清单）。

5.   基建图纸档案相关问题请电话咨询。

（二）  实物档案

1.   清洁实物档案并检查是否有破损，如有破损或污渍请注明原因，加盖单位公章（个人捐赠可由捐赠人签字）。

2.   填写并打印移交清单（请联系档案馆获取移交清单）。

（三）  电子文件档案

1.   纸质档案的扫描件与其电子版不作为电子文件档案归档。

2.   填写并打印移交清单（请联系档案馆获取移交清单）。

3.   电子文件档案的命名为“两位流水号+文件标题”。

（四）  声像档案

1.  如有声像档案需移交档案馆，请先联系档案馆获取声像档案归档范围。

2.  纸质照片请填写并打印移交清单（请联系档案馆获取移交清单）。

3.  电子照片命名为“两位流水号+照片标题”。如果一个活动、会议、项目等产生多张照片则精选少于10张（确需超过10张请联系档案馆）。整理好后填写并打印移交清单（请联系档案馆获取移交清单）。

4.  音频和视频文件命名为“两位流水号+文件标题”。整理后填写并打印移交清单（请联系档案馆获取移交清单）。

5.  以上文件无需刻录光盘。

（五）  专项工作硬盘、纪念类光盘等。

为活动、会议、节日等制作的纪念类光盘，或专项工作的工作硬盘请填写并打印移交清单（请联系档案馆获取移交清单）。

三、   移交材料

（一） 电话与档案馆约定移交时间，携带档案和相应的移交清单（电子版和纸质签字版）来档案馆办理移交。

（二） 纸质档案移交需要提前来档案馆领取档案案卷封底。纸质档案无需装订，将整理好的案卷和封底夹在一起，由各单位负责人检查后和档案员一同在封底签字。

（三） 电子文件、电子照片、音频、视频均通过U盘拷贝移交档案馆。