归档流程

作者:时间:2021-05-08

北京外国语大学综合档案归档流程

 

一、   归档材料

1.  纸质档案:纸质文件;

2.  实物档案:题词题字画册、奖杯奖状锦旗牌匾、证章纪念物等;

3.  电子文件档案:由计算机生成且无法转化为纸质材料的文件;

4.  声像档案:照片(纸质、电子)、音频、视频;

5.  专项工作硬盘、纪念类光盘等。

 

二、   整理材料

(一)  纸质档案

1.   按照保管期限分类,依照材料自然形成规律排序组卷,尽量以一个主题、活动、项目等为一卷,一卷不超过200页(100张)。

2.   材料应符合以下六项要求:

(1)    工作未结项或未完成的材料待完成后再归档。

(2)    材料需完整,如请示要有批复、正文提到的附件要齐全。

(3)    材料必须是原件。

(4)    有落款的材料,盖章和签字要齐全。

(5)    不要重复文件和废纸打印的文件。

(6)    文件中手写的文字必须使用黑色或蓝黑色钢笔或签字笔。

3.   用铅笔编写页码,正面右上角,背面左上角(空白页不编,独立成册有页码的不编)。

4.   填写并打印移交清单(请联系档案馆获取移交清单)。

5.   基建图纸档案相关问题请电话咨询。

(二)  实物档案

1.   清洁实物档案并检查是否有破损,如有破损或污渍请注明原因,加盖单位公章(个人捐赠可由捐赠人签字)。

2.   填写并打印移交清单(请联系档案馆获取移交清单)。

(三)  电子文件档案

1.   纸质档案的扫描件与其电子版不作为电子文件档案归档。

2.   填写并打印移交清单(请联系档案馆获取移交清单)。

3.   电子文件档案的命名为“两位流水号+文件标题”。

(四)  声像档案

1.  如有声像档案需移交档案馆,请先联系档案馆获取声像档案归档范围。

2.  纸质照片请填写并打印移交清单(请联系档案馆获取移交清单)。

3.  电子照片命名为“两位流水号+照片标题”。如果一个活动、会议、项目等产生多张照片则精选少于10张(确需超过10张请联系档案馆)。整理好后填写并打印移交清单(请联系档案馆获取移交清单)。

4.  音频和视频文件命名为“两位流水号+文件标题”。整理后填写并打印移交清单(请联系档案馆获取移交清单)。

5.  以上文件无需刻录光盘。

(五)  专项工作硬盘、纪念类光盘等。

为活动、会议、节日等制作的纪念类光盘,或专项工作的工作硬盘请填写并打印移交清单(请联系档案馆获取移交清单)。

 

三、   移交材料

(一) 电话与档案馆约定移交时间,携带档案和相应的移交清单(电子版和纸质签字版)来档案馆办理移交。

(二) 纸质档案移交需要提前来档案馆领取档案案卷封底。纸质档案无需装订,将整理好的案卷和封底夹在一起,由各单位负责人检查后和档案员一同在封底签字。

(三) 电子文件、电子照片、音频、视频均通过U盘拷贝移交档案馆。

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