各院(系、所、中心):
毕业生合影照片不仅是学校声像档案的重要组成部分,是学校珍贵的历史档案资料,也是我校广大校友在校学习历程的见证,多年之后将成为广大校友回望母校的最美好记忆,具有重要的纪念意义和档案、校史价值。
请各院(系)务必认真做好毕业生合影照片的收集和归档工作。现将有关事项通知如下:
一、归档范围
2018届及以前年度应归未归的研究生、本科毕业生班级合影照片或年级合影照片。
二、归档要求
合影照片归档电子照片和电子版文字说明两部分。
合影电子照片为JPG或JPEG格式,文件以“XX院系XX届XX班或XX届毕业生合影”方式命名,电子照片要求保持原始像素和尺寸大小,不得压缩处理。
合影电子照片文字说明请填写电子照片组目录和电子照片张目录。
电子照片组目录包括序号、归档单位、照片组号、组名、文件起止时间、照片张数和归档时间。
例:电子照片组目录
序
号
| 归档
单位
| 照片
组号*
| 组名
| 文件
起始日期
| 文件
截止日期
| 照片
张数
| 归档时间
|
1
| XX
学院
| *
| 2017届研究生、本科毕业生合影照片
| 2017/6/6
| 2017/6/30
| 6
| 2018/6/30
|
2
| XX
学院
| *
| 2018届本科生合影照片
| 2018/6/1
| 2018/7/1
| 8
| 2018/6/30
|
电子照片张目录包括照片档号、拍摄者、摄制日期、摄制地点、人物、
标题、文字说明和参见号。
例:电子照片张目录
照片
档号*
| 拍摄者
| 拍摄日期
| 拍摄地点
| 人物
| 标题
| 文字
说明
| 参见
号*
|
*
| 张三
| 2017/6/6
| 东院
主楼前
| 前排左起、二排、三排
| 2017届XX院系XX班毕业生合影
| 补充
内容
| *
|
*
| 李四
| 2017/6/9
| 行政
楼院内
| 前排左起、二排、三排
| 2017届XX院系XX专业研究生毕业合影
| 补充
内容
| *
|
带*的为不填写项,其他项务必填写。人物需注明前排左起、二排、三排直至最后一排的人员名单。
三、归档时间和归档移交
各院(系)归档工作人员按归档要求进行收集、著录、按附表内容填写移交单电子版,在暑假前将电子照片、电子照片文字说明(附件1、附件2)、电子照片移交单(附件3)的电子版发至bwdag@bfsu.edu.cn 。
联系电话: 88816395
北京外国语大学档案馆
2017年5月15日
附件1:电子照片组目录
附件2:电子照片张目录
附件3:电子照片移交单