各院系：

为做好2019级新生档案的交接工作，现将有关事项通知如下：

一、 归档范围

凡取得我校正式学籍的普通本科生、研究生均应将其档案存放于档案馆。

二、 归档时间

2019年10月8日至2019年11月30日

由于新生档案在9月利用较为频繁，为避免密封档案多次被拆封，请各单位尽量在档案使用一个月之后，再按规定时间将档案密封上交至档案馆。

三、 归档流程

1. 来档案馆（南区）取走本单位学生的空档案袋（档案袋上已经标记有学生姓名及学号）。

2. 对照姓名学号将新生档案放入空档案袋中，一个学生所有的材料都放入此袋中。密封后在密封处加盖院系公章。（没有档案的学生也需要密封档案袋，并在袋上注明无档原因）

3. 与档案馆老师联系预约归档时间，按照预约时间来档案馆归档。只需带按学号顺序排列好的密封档案来与档案馆老师交接即可。（由于档案馆业务繁杂，校内外办理业务人员流动大，为避免档案丢失，请各单位务必提前预约，归档人员需预留1小时归档时间，请安排好归档人员。）

北京外国语大学档案馆

2019年8月27日