毕业生同学们：

你们好！首先祝贺你们完成大学阶段的学习，开始人生新的旅程。在你们忙于毕业的同时，请不要忘记记载你们成长足迹的她——学生个人档案，她将永远伴随你们。因为，你无论是想继续求学深造，还是想发展事业，以及在今后计算工龄或者上各种保险时都需要她。为了能顺利抵达新的人生驿站，档案馆帮助大家总结出以下注意事项，请大家认真阅读！

一、我的档案在不在学校档案馆？

档案馆保管并转递全日制学生的档案。（网院继教学院不在档案馆）

二、 我的档案要寄到哪里？

以三方协议为准，

就业单位解决户口和档案——寄到单位，

就业单位不解决户口和档案或没有就业——寄到当地人才

三、用什么方式寄档案？

邮政EMS从档案馆寄出

四、我用去档案馆么？什么时候去？

1. 先到就业指导中心领取报到证，报到证一式两联。

2. 仅领取到彩联报到证的同学，无需再来档案馆办理档案转寄手续，学校会统一办理。

3. 领取到白、彩两联报到证的同学需要自己到档案馆办理档案转寄手续。办理时间是

每周三上午8:30-11:30（流程见附件）

五、 我的档案能在学校放多久？

根据国务院办公厅转发【2002】19号规定：毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。超过两年，根据就业指导中心《北外毕业生就业工作实施细则》，档案将迁回生源地毕业生就业服务部门，不再另行告知。但两年期间，档案馆没有档案使用权，无法开具任何相关的证明，因此请尽快将档案转出。

六、档案寄走后我还需做什么？

报到：持报到证彩色一联到档案接收方办理档案相关手续。不用来档案馆办理转寄业务的同学若接收部门9月还未收到档案，请联系档案馆查询EMS单号。来档案馆办理业务的同学请关注自己当时记下的EMS单号。请在档案落实之前不要随意换号或停机。

七、 档案能寄给自己或拆封么？

档案不能自行保存或拆封，否则将成为废档，责任由学生自己承担。

几种特殊学生的档案转寄：

* 定向生毕业时无论是否有报到证都必须前往档案馆自行办理在校期间产生的档案材料转寄手续。

* 报考外校硕博研究生，并已被录取的毕业生是没有报到证的，须持录取院校的调档函前往就业指导中心盖章备案，再来档案馆办理档案转寄手续。（考上本校的研究生不用办理任何档案事宜）

* 毕业后申请出国的学生，档案存放在各省市或区的人才交流中心，具体单位请关注就业指导中心派发的报到证。

* 档案已寄出需要更改单位的学生（改派），须经就业指导中心同意，将档案从工作单位密封转回学校就业指导中心再转档案馆。档案袋必须密封完好、加盖单位骑缝公章，如有破损或开口，拒绝接收。

* 档案需要自带的学生，北京地区的就业单位要求档案自取或允许自带的，请携带单位自取或允许自带的函来办理转档手续，并尽快送回接收档案的回执。

有任何档案相关问题，请大家联系档案馆。联系方式：010-88816220

北京外国语大学档案馆

2019.5.22

附件一：

毕业生档案转寄流程

有上述特殊情况的同学先按照特殊情况办理。

仅领取到彩联报到证的同学，无需阅读以下流程。

领取到报到证白彩两联的同学，请按以下流程在档案馆办理档案转寄。

一、领取填写材料：

EMS单空表。（限每人一张，请按照模板填写）

（注：材料可在办公时间随时来领取，但档案馆利用业务繁杂，各类人员进出频繁。为避免材料丢失，无法提供填写场所，请将材料取回填写完毕后按照要求时间前来办理 ）

二、办理时间：

  每周三上午8:30-11:30

三、需要提交的材料：

 报到证。（在报到证白联的备注上用铅笔写好学号）

 填写完毕的EMS单。（请自行拍照EMS单，方便查询单号）

四、填写电子备份信息：

 按老师要求在电脑上备份档案转寄信息。

五、确认档案被接收：

 报到：持报到证彩色一联到档案接收方办理档案相关手续。

附件二：

EMS单模板

（红色字体都必填）