校内各单位：

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《重大活动和突发事件档案管理办法》及《北京外国语大学档案管理办法》的要求，为保证我校2023年归档工作的顺利进行，确保各类归档材料齐全、完整和规范，现将有关事项通知如下：

一、 归档范围

1. 2022年及以前学校在党群、行政、教学、科研、基建、资产、出版、外事等各项工作及活动中形成的、有保存价值的档案材料（纸质、电子、照片等载体形式）。具体内容可参照《北京外国语大学文件材料归档范围和保管期限表》（可点击查阅）。

2. 学校在教学、科研、管理工作中荣获的省部级以上集体获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等，以及校际交流中具有保存价值的实物（证书、奖牌、奖杯、锦旗）及实物清册；个人获省部级以上奖励的证书原件或复印件。

3. 各单位2022年度以学校名义形成的校发文件，以及本单位形成的工作计划、总结、统计报表、规章制度、出版刊物、签订的合作协议、备忘录、重大活动中产生的文件材料（应成套整理）等，须加盖单位公章归档。

4. 重大活动和突发事件档案材料：学校在举办重大活动和应对突发事件如疫情防控等工作过程中直接形成的对国家、社会和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

5. 其他往年应归档，但尚未归档的文件材料。

二、 归档时间

1. 各单位应于2023年6月30日前将整理好的档案移交学校档案馆。

2. 科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

3. 学校重大活动、重大事件应在活动完成后一个月内归档。

三、 归档要求

1. 各部门、各单位应充分认识档案工作的重要性，高度重视档案材料归档工作，加强组织，统筹安排，为档案员提供充分的条件和时间，确保其在规定时间内，高质高效完成本单位的立卷归档工作，确保记载学校历史的档案材料“应归尽归、应管尽管”。

2. 归档材料必须是办理完毕的原件，正文附件和落款签字需齐全完整。电子文件、电子照片、音频、视频考入U盘。移交时，须填写相应的移交清单，携带档案和清单来档案馆办理移交。

3. 归档流程请参照《北京外国语大学综合档案归档流程》（可点击查阅）。

四、 联系方式

1．档案工作负责人及档案员备案。发生调整或未上报的单位，请填写《北京外国语大学各二级单位档案工作联系表》（附件1），于4月28日之前交至学校档案馆备案。2022年档案工作联系人可参考《2022年学校档案工作联系人汇总表》（附件2）。

2. 请各单位档案员及时通过企业微信加入“综合档案归档群”，方便联系工作。

3. 联系人：丁老师， 联系电话：88816077

档案馆

2023年4月24日